Når kortlægningsfasen er overstået, og du sidder med en bunke udfyldte spørgeskemaer, så er næste skridt en APV handleplan. I dette indlæg guider jeg dig igennem hvordan I laver en simpel APV handleplan, og giver dig et eksempel på en handlingsplan.
Hvis du gerne vil have hjælp til en APV handleplan, så kontakt mig her, eller læs mere om APV workshop på en eftermiddag, hvor ledelsen, arbejdsmiljøorganisationen og medarbejderne kan lave handleplaner sammen. Når handleplaner laves sammen med medarbejderne føler medarbejderne sig hørt, involveret og løsningerne bliver bedre.
Hvordan laver man en APV handleplan?
Handleplanen kan udarbejdes i arbejdsmiljøorganisationen i samarbejde med ledelsen, men det allerbedste er en handleplan der udarbejdes på et dialog- eller personalemøde sammen med medarbejderne.
Hvis handleplanen bliver udarbejdet i samarbejde med medarbejderne, er det godt at have en god facilitator til at styre processen. Det er her både vigtigt at sikre sig medarbejdernes opbakning, at de bliver hørt, at holde styr på alle de gode ideer, samt at holde fokus på emnet – handleplanen for APV’en.
Hvis du gerne vil have hjælp til en APV handleplan, så kontakt mig her, eller læs mere om APV workshop på en eftermiddag, hvor ledelsen, arbejdsmiljøorganisationen og medarbejderne kan lave handleplaner sammen. Når handleplaner laves sammen med medarbejderne føler medarbejderne sig hørt, involveret og løsningerne bliver bedre.
Eksempel på en simpel handlingsplan fra Excel:
I mange af de digitale APV’er værktøjer på markedet, så hører der også handleplaner til. Som udgangspunkt skal disse handleplaner indeholde følgende:
- Prioritering
- Problemstilling
- Valgt løsning
- Ansvar
- Dato for opfølgning / afsluttet
- Succeskriterie
Handleplanen udfyldes således:
Spørgsmål nummer:
Spørgsmål nummer referer over til det spørgsmål i spørgeskemaet hvor problematikken kommer fra, så det er nemt at kigge på svarene igen. I nogle spørgeskemaer er der mulighed for medarbejderne at komme med kommentarer til hvert spørgsmål, og her er det vigtigt at indarbejde disse. Det kan være at de nuancerer problemstillingen, eller det kan være at de kommer med en god ide til løsningen på problemstillingen.
Samme problemstilling kan sagtens have flere handlinger på, og jeg vil så altid skrive dem på flere linier, så en handling får hver sin linie, prioritering, og hver sin ansvarlig, dato for opfølgning og succeskriterie.
Problemstilling:
Hvad er problemet? Dette skal uddybes, så det også er forståeligt når handlingsplanen bliver læst igennem om eksempelvis 1 år. Hvis problemstillingen kan påvirke sygefraværet, kan det nævnes her.
Prioritering:
Denne kan være grøn, gul eller rød – som et trafiklys. Rød er “stop op”, og noget der skal der handles på nu. Gul er “vær opmærksom på”, og afhængig af hvor mange røde, kan de også handles på. Grøn er “bare kør videre”. Hvis problemstillingen har en væsentlig indvirkning på sygefravær eller andre arbejdsmiljøindikatorer, kan dette være et pejlemærke for farven på trafiklyset.
HUSK når du fremviser APV resultater gerne at nævne de områder hvor I er rigtig gode og scorer rigtig godt hos medarbejderne. Det er vigtigt, at fejre sine succeser. Samtidig er det en god måde at give anerkendelse på.
Valgt løsning:
Det er en rigtig god ide, at lave løsninger til handleplanen i samarbejde med medarbejderne, således at de også får ejerskab over handlingerne. Det kan også være at de sidder med gode ideer til hvordan løsningerne gøres brugbare. Det er også muligt at hvis handlingsplanen udarbejdes i et arbejdsmiljøudvalg, at disse ikke har helt klarhed over problematikkerne i dybden, og handlingerne der vælges derfor ikke tilgodeser problematikken.
Problemstillinger både indenfor det ergonomiske men også problemstillinger indenfor det psykiske arbejdsmiljø kan være af en sådan karakter, at de ikke bare lige kan ændres med en handling. Det kan være problemstillinger knyttet til ledelses- og samarbejdsforhold, arbejdets udførelse, indhold og organisering. Det er problemstillinger der løses over tid ved at det daglige arbejde og samarbejde overvejes.
Her kunne en ”løsning” i handleplanen være:
Problemstilling: Psykisk arbejdsmiljø. 15% af medarbejderne føler sig pressede, og der er kommet en stress sygemelding.
Handling: Problemstillingen bliver der arbejdet videre med i Arbejdsmiljøudvalget i samarbejde med ledelsen, der har kontakt til en arbejdsmiljøkonsulent for at afdække hvordan vi kan arbejde med at nedsætte arbejdspresset og stressen.
Ansvar:
Der skal i handlingsplanen kun være en ansvarlig og ikke en række forskellige personer, et helt udvalg eller ledelsen.
Dato for opfølgning / afsluttet:
Der vil i handleplanen være en blanding af forskellige handlinger. Nogle problemstillinger og handlinger dertil kan løses med det samme, og det er derfor nemt både at følge op og at afslutte disse. Andre vil stå som løbende processer. Her kan indsættes datoer for personalemøder eller andre tidspunkter, hvor der kan gøres status på området.
Det er også oplagt at til den årlige arbejdsmiljødrøftelse at gennemgå APV handleplanen.
Succeskriterie:
Succeskriterie skal være et præcist pejlemærke for hvad målet med handlingen er, og hvornår at målet er nået. Ellers kan handlingen gennemføres uden at virksomheden er klar over om handlingen har medført at problemstillingen mindskes eller elimineres. Succeskriteriet kan med fordel være et SMART mål.
Gør handleplanen aktiv og synlig
I er nu færdig med at udarbejde handleplanen. Men for at handleplanen skal give mening, skal den være et aktivt værktøj. Det er arbejdsmiljøorganisation der er ansvarlig for at opdatere handleplanen, men i sidste ende er det ledelsen der har ansvar for, at dette bliver gjort.
Udover at handleplanen skal være aktiv, skal den være synlig og tilgængelig. Dette kan være enten i jeres medarbejder app, på en side på intra, på en tavle i kantinen eller hvor I normalt kommunikerer med hinanden. Handleplanen skal opdateres jævnligt hvor langt de forskellige handlinger er, og hvad arbejdsmiljøorganisationen arbejder på lige nu.
En handleplan i sig selv er ikke nok. Der skal også handles på den.
Hvis du gerne vil have hjælp til en APV handleplan, så kontakt mig her, eller læs mere om APV workshop på en eftermiddag, hvor ledelsen, arbejdsmiljøorganisationen og medarbejderne kan lave handleplaner sammen.
Når handleplaner laves sammen med medarbejderne føler medarbejderne sig hørt, involveret og løsningerne bliver bedre.