Vælg en side

Hvad er en fraværssamtale?

En fraværssamtale er en samtale hvor leder og medarbejder drøfter medarbejderens fravær, og ikke en samtale der afholdes under sygdom. En fraværssamtale afholdes ved for meget løbende fravær. For hyppigt fravær, eller klatfravær.

 

Hvornår skal du holde fraværssamtaler?

Fraværssamtalerne skal iværksættes efter et system. Det kan være hvis medarbejderen har haft 3 sygeperioder på 6 måneder eller 10 sygedage på 12 måneder. Eller en tilsvarende systematisk måde at opgøre, at nu er det tid til et fravær. Systematikken kan køre som 12 rullende måneder, så de ikke nulstilles ved årsskiftet, hvor der typisk er en del fravær, men det kan administrativt også være lidt tungt.

 

I Sygefraværspolitikken skal I notere hvornår I afholder fraværssamtalerne. Dette skal være det samme system i hele virksomheden, således at medarbejderne føler sig retfærdigt behandlet. Således vil både Hanne fra økonomi og Lars på lageret opleve at det er det samme system, som de bliver indkaldt til en fraværssamtale på. Dette styrker medarbejderens oplevelse af retfærdighed. Retfærdigheden styrker igen den sociale kapital, og en høj social kapital medfører et lavere sygefravær.

 

Hvad skal fraværssamtalen handle om?

En fraværssamtale skal handle om hvorvidt at fraværet er arbejdsrelateret, om arbejdspladsen kan gøre noget for at minimere fraværet, og om medarbejderen kan udføre nogle andre arbejdsopgaver under fraværet.
Der er 3 ting du skal huske at spørge om til en fraværssamtale. Spørgsmålene hænger sammen, og gør at du kommer hele vejen rundt om fraværet.

#1) Er fraværet arbejdsrelateret?

Det vigtigste spørgsmål overhovedet. Hvis fraværet er arbejdsrelateret, så har du jo en direkte mulighed for at påvirke fraværet. Fraværet kan skyldes alt fra dårlig stemning mellem kollegaer, stress til ondt i ryggen efter forkerte arbejdsstillinger. Dette er ting som du som leder kan arbejde med.

 

#2 ) Kan virksomheden eller du som leder gøre noget for at forhindre fravær?

Spørgsmål 2 lægger sig op af spørgsmål 1. Men selv om fraværet ikke er arbejdsrelateret, kan virksomheden og du måske nok afhjælpe det. Hvis fraværet eksempelvis skyldes at din medarbejder har et barn der er meget syg, og medarbejderen derfor tager ekstra egne sygedage for at afhjælpe dette, så kunne I tale om løsninger for dette.

Andre måder at virksomheden kan gøre noget for at forhindre fravær:

  • Senere mødetider eller fleksible arbejdstider
  • Gå ned i tid i en periode
  • Hjemmearbejdsplads

 

#3 ) Kan din medarbejder lave nogen eller andre arbejdsopgaver, de dage de er fraværende?

Måske tænker du her. Jamen, de er jo fraværende, og det er de vel fordi de ikke kan arbejde. Men der er jo mange forskellige slags arbejdsopgaver, og måske kan din medarbejder yde 50% men ikke 100% den dag.

En kunde case:
En leder i en forvaltning ønsker at nedsætte sygefraværet og afholder fraværssamtaler.
Lederen har en medarbejder til samtale. Medarbejderen er jurist og er syg hver måned 1-2 dage ad gangen. Hendes opgave er at sidde i mæglingsmøde med borgere 4-6 timer om dagen.
I en fraværssamtale fortæller medarbejderen selv, at hun har migrænesymptomer i forbindelse med PMS. Hun kan de dage ikke sidde i møde og melder sig i stedet syg. Lederen accepterede dette.
I min samtale med medarbejderen fortæller hun:

“Hvis nu min leder havde spurgt, om der var noget andet, jeg kunne lave de dage. Så ville jeg sige, at de dage kunne jeg jo godt sidde på mit kontor bag lukkede døre og følge op på nogen sager. Men det gjorde lederen ikke, og jeg er derfor hjemme i stedet for.”

 

Dine medarbejdere vil gerne bidrage

Pointen er, hvis dine medarbejdere trives, vil de gerne bidrage, og bryder sig ikke om at melde sig syge. Men hvis der ikke er mulighed for at sige, at de arbejder på halvt blus eller går tidligt, så udmønter det sig i en hel sygedag. Så hvad vil du helst have?  Hel sygedage, eller nærværende dag eller timer på halvt blus?

Når dine medarbejdere arbejder på halvt blus med en forkølelse, en hovedpine eller andet, kan du have en liste med ikke-krævende arbejdsopgaver. De har sandsynligvis selv nogen liggende til de stille dage.

Du kan også tilbyde fleksible arbejdsdage, hjemmearbejde, halve sygedage, omsorgsdage eller andre måder indikere på, at det er ok ikke at være 100% på hele tiden, men at det er rart, at de er nærværende og ikke fraværende.

Hvis du har medarbejdere der er skrøbelige, eller på anden måde ofte fraværende, rækker du på denne måde hånden ud og viser at det faktisk betyder noget om de er her eller ej.

 

Vil du have mere viden om fraværssamtaler og sygesamtaler, kan du læse mere om sygesamtaler her.

Halver dine medarbejders sygefravær allerede i 2017

Få genvejen til hvordan sammen med 2 kapitler fra e-bogen “6 trin til mindre sygefravær” – både som pdf og lydfil lige til dine øregange.

Share This

FÅ DE 6 TRIN TIL MINDRE SYGEFRAVÆR I DIN MAIL.

Reducer sygefraværet

- og øg samtidig medarbejderglæden og bundlinjen!

You have Successfully Subscribed!