Vælg en side

Når kortlægningsfasen er overstået, og du sidder alene eller i arbejdsmiljøorganisationen med en bunke udfyldte spørgeskemaer, så er næste skridt en APV handleplan. I dette indlæg guider jeg dig igennem hvordan du laver en simpel APV handleplan, og giver dig et eksempel på en handlingsplan.

 

Hvordan laver man en APV handleplan?

Typisk bliver handleplanen udarbejdet i arbejdsmiljøorganisationen i samarbejde med ledelsen, men den kan også udarbejdes på et dialog- eller personalemøde. APV er jo medarbejdernes stemme. Hvis den bliver udarbejdet i samarbejde med medarbejderne, er det godt at have en god facililtator til at styre processen. Det er her både vigtigt at sikre sig medarbejdernes opbakning, at de bliver hørt, at holde styr på alle de gode ideer, samt at holde fokus på emnet – handleplanen for APV’en.

 

Eksempel på en handlingsplan

I Arbejdstilsynets tjekliste for mindre virksomheder har de et eksempel på en handleplan. Denne for kontor og kommunikation kan du finde her. Handleplanen er fin, men mangler lidt specifikke detaljer. Den handleplan som jeg oftest har set succes med har følgende punkter:

  • Spørgsmål nummer
  • Trafiklys prioritering
  • Problemstilling
  • Valgt løsning
  • Ansvar
  • Dato for opfølgning / afsluttet
  • Succeskriterie

 

Du kan downloade en APV handleplan skabelon her:

Rækkefølgen for hvordan du udfylder handlingsplanen er som følger:

 

Spørgsmål nummer:

Spørgsmål nummer referer over til det spørgsmål i spørgeskemaet hvor problematikken kommer fra, så det er nemt at kigge på svarene igen. I nogle spørgeskemaer er der mulighed for medarbejderne at komme med kommentarer til hvert spørgsmål, og her er det vigtigt at indarbejde disse. Det kan være at de nuancerer problemstillingen, eller det kan være at de kommer med en god ide til løsningen på problemstillingen.

Samme problemstilling kan sagtens have flere handlinger på, og jeg vil så altid skrive dem på flere linier, så en handling får hver sin linie, prioritering, og hver sin ansvarlig, dato for opfølgning og succeskriterie.

 

Problemstilling:

Hvad er problemet? Dette skal uddybes, så det også er forståeligt når handlingsplanen bliver læst igennem om eksempelvis 1 år. Hvis problemstillingen kan påvirke sygefraværet, kan det nævnes her.

 

Trafiklys prioritering:

Denne kan være grøn, gul eller rød – som et trafiklys. Rød er “stop op”, og noget der skal der handles på nu. Gul er “vær opmærksom på”, og afhængig af hvor mange røde, kan de også handles på. Grøn er “bare kør videre”. Hvis problemstillingen har en væsentlig indvirkning på sygefravær eller andre arbejdsmiljøindikatorer, kan dette være et pejlemærke for farven på trafiklyset.

HUSK når du fremviser APV resultater gerne at nævne de områder hvor I er rigtig gode og scorer rigtig godt hos medarbejderne. Dette er John Kotters anbefalinger fra forandringsledelsen, at fejre sine succeser. Samtidig er det en god måde at give anerkendelse på.

 

Valgt løsning:

Det er en rigtig god ide, at lave løsninger til handleplanen i samarbejde med medarbejderne, således at de også får ejerskab over handlingerne. Det kan også være at de sidder med gode ideer til hvordan løsningerne gøres brugbare. Det er også muligt at hvis handlingsplanen udarbejdes i et arbejdsmiljøudvalg, at disse ikke har helt klarhed over problematikkerne i dybden, og handlingerne der vælges derfor ikke tilgodeser problematikken.

Problemstillinger både indenfor det ergonomiske men også problemstillinger indenfor det psykiske arbejdsmiljø kan være af en sådan karakter, at de ikke bare lige kan ændres med en handling. Det kan være problemstillinger knyttet til ledelses- og samarbejdsforhold, arbejdets udførelse, indhold og organisering. Det er problemstillinger der løses over tid ved at det daglige arbejde og samarbejde overvejes.

Her kunne en ”løsning” i handleplanen være:

Problemstilling: Psykisk arbejdsmiljø. 15% af medarbejderne føler sig pressede, og der er kommet en stress sygemelding.

Handling: Problemstillingen bliver der arbejdet videre med i Arbejdsmiljøudvalget i samarbejde med ledelsen, der har kontakt til en arbejdsmiljøkonsulent for at afdække hvordan vi kan arbejde med at nedsætte arbejdspresset og stressen.

 

Ansvar:

Der skal i handlingsplanen kun være en ansvarlig og ikke en række forskellige personer, et helt udvalg eller ledelsen.

 

Dato for opfølgning / afsluttet:

Der vil i handleplanen være en blanding af forskellige handlinger. Nogle problemstillinger og handlinger dertil kan løses med det samme, og det er derfor nemt både at følge op og at afslutte disse. Andre vil stå som løbende processer. Her kan indsættes datoer for personalemøder eller andre tidspunkter, hvor der kan gøres status på området. Det er også oplagt at til den årlige arbejdsmiljødrøftelse at gennemgå APV handleplanen.

 

Succeskriterie:

Succeskritierie skal være et præcist pejlemærke for hvad målet med handlingen er, og hvornår at målet er nået. Ellers kan handlingen gennemføres uden at virksomheden er klar over om handlingen har medført at problemstillingen mindskes eller elimineres. Succeskriteriet kan med fordel være et SMART mål.

 

Gør handleplanen aktiv og synlig

Du/I er nu færdig med at udarbejde handleplanen. Men for at handleplanen skal give mening, skal den være et aktivt værktøj. For den lille virksomhed under 9 medarbejdere der ikke har en arbejdsmiljøorganisation, er det ledelsen/ejeren der har ansvaret for at følge op handleplanen, og opdatere denne. I virksomheder med en arbejdsmiljøorganisation er dette en opgave for disse.

Udover at handleplanen skal være aktiv, skal den være synlig og tilgængelig. Dette kan være enten på en side på intra, hvor der opdateres jævnligt hvor langt de forskellige handlinger er, og hvad arbejdsmiljøorganisationen arbejder på lige nu. Det kan også være en opslagstavle i frokoststuen hvor fremdriften i handleplanen gøres op. Tal også gerne om arbejdsmiljøet og handlingsplanen på personalemøder.

 

Handleplaner i sig selv er ikke nok til at skabe forbedringer i arbejdsmiljøet – det gælder især hvis løsningerne ikke er umiddelbart tilgængelige og anvendelige. Citat fra: APV – et strategisk virkemiddel, Hans Jørgen Limborg m.fl., 2011

 

Hvis du har brug for hjælp til at udarbejde en handleplan, så kunne workshoppen APV på en eftermiddag være en mulighed.

Udgivet september 2016, redigeret januar 2018.

Relaterede indlæg:

Share This